Pokyny pro správce – Kdy zajistit notářské ověření.
Jednou z nejběžnějších otázek, kterou nám klienti pokládají ve vztahu k řádné správě jejich svěřenského fondu je: „Které dokumenty musí být notářsky ověřené?“
Odpověď je jednoduchá, avšak důležitá.
Měli bychom začít tím, že shrneme, co notáři s dokumenty dělají. Zákon k platnosti některých dokumentů vyžaduje, aby byly vydány ve formě notářského zápisu. Takovým příkladem je statut svěřenského fondu. Notářský poplatek za vydání statutu je vypočítán jako procentní podíl, který se odvíjí od hodnoty vyčleňovaného majetku. Důsledkem toho může být někdy velmi vysoký. Jedním z důvodů, proč doporučujeme klientům zakládat svěřenské fondy s počátečním vkladem 1.000,- Kč, je právě minimalizace těchto nákladů.
Notáři také ověřují podpisy. Tato služba je mnohem jednodušší než vydávání notářských zápisů. V podstatě se jedná o to, že notář zkontroluje totožnost podepisující osoby, a potom toto ověření zaznamená do registru. Ověření pak odstraní jakékoli pochybnosti o tom, kdo dokument podepsal a kdy se tak stalo. Služba je velmi levná a poskytují jí též pošty.
V obou případech Váš dokument získá spoustu dobře vypadajících razítek.
Jediná listina týkající se Vašeho svěřenského fondu, která musí být vydána notářským zápisem je statut svěřenského fondu.
Přísně vzato není třeba ověřovat žádné další listiny, ovšem z praktického hlediska by některé být ověřeny měly. Uvedeme tři důvody proč:
- Pokud plánujete vkládat do svěřenského fondu nemovitost nebo obchodní podíl, potom se požaduje, abyste na katastr nemovitostí nebo do obchodního rejstříku vkládali notářsky ověřené listiny.
- Druhým důvodem pro ověření je odstranění budoucích pochyb o tom, zda byly listiny platně podepsány, a hlavně KDY byly podepsány. Jak jsme zmínili v předchozím článku, některá správcovská rozhodnutí jsou považována za ‚významná‘. Jedná se o taková rozhodnutí, která mohou významně ovlivnit svěřenský fond a / nebo jeho obmyšlené. Jak jsme vysvětlovali v předchozím článku, stejně jako musí být všechna ‚významná rozhodnutí‘ písemně zaznamenána měla by obsahovat také písemné ospravedlnění, které k přijatému rozhodnutí vedlo.
- V předchozím článku jsme také uvedli, že pokud by byla platnost svěřenského fondu napadena u soudu, jeden z argumentů, které mohou být použity žalobou bude nesprávná administrace. Skutečnost, že alespoň některá správcovská rozhodnutí budou ověřena je dobrým důkazem toho, že byl svěřenský fond v rozhodné době řádně spravován.
Z uvedených důvodů doporučujeme následující:
1. Statut:
Musí být vydán ve formě notářského zápisu. (V tomto jediném případě je notářský zápis vyžadován zákonem).
2. Smlouva o svěřenském fondu:
Smlouva o svěřenském fondu je (podle současné právní úpravy) dokument, na jehož základě svěřenský fond vzniká. Podpisy na této smlouvě by měly být notářsky ověřeny z důvodu odstranění možných sporů ohledně toho, zda a kdy svěřenský fond platně vznikl. Notářsky ověřené podpisy na této listině, budete také potřebovat v případě, že plánujete do fondu vložit obchodní podíl nebo nemovitost.
3. Smlouvy o vkladu:
Ověřené podpisy na těchto smlouvách jsou vyžadovány katastrem nemovitostí a obchodním rejstříkem. V ostatních případech není ověření nutné, ale v případě, že je hodnota vkládaného majetku vysoká nebo pokud máte jiné důvody domnívat se, že by mohl být vklad tohoto majetku v budoucnu zpochybněn, potom je ověření smlouvy vhodné.
4. Správcovská rozhodnutí / Zápisy z jednání a výročních schůzí:
Tyto listiny nepotřebují ověření a pro většinu správcovských rozhodnutí ani není třeba. V některých situacích je však vhodné ověření zvážit:
- Pokud se jedná o ‚významné‘ rozhodnutí nebo existuje obava, že by jej někdo mohl v budoucnu zpochybnit.
- Pokud nebylo v uplynulém roce ověřeno žádné rozhodnutí, potom je dobrý nápad ověřit podpis osoby, která připravila zápis z výroční schůze správců (není třeba ověřovat podpisy všech jednotlivých správců). Pomůže to k potvrzení souvislé správy svěřenského fondu pro případ, že by chtěl někdo takovou správu / existenci fondu v budoucnu zpochybňovat.
5. Memorandum přání:
Jedná se o soukromou listinu, která nemusí být ověřena. Ovšem pokud obsahuje cokoli, co by mohlo být v budoucnu diskutabilní, nemusí být její ověření na škodu.
6. ‚Běžná’ správcovská rozhodnutí
Rozhodnutí týkající se relativně malých finančních částek anebo všední záležitosti jako je otevření bankovního účtu apod. nevyžadují ověřené podpisy.
Pamatujte, že ověření podpisu je velmi levné a snadné. Takže v případě pochyb, si raději podpis nechte ověřit. Může Vám to pomoci snížit riziko budoucích sporů.
